Humasol for students

Projectcyclus in’t kort
Begin november, na de aanvaarding van je kandidaatstelling krijg je een team, projectverantwoordelijke en een project toegewezen. Tijdens het academiejaar bereid je het project voor onder toezicht van je projectverantwoordelijke. De projectvoorbereiding begint met een literatuurstudie en eindigt met een, door Humasol, goedgekeurd ontwerp. De realisatie van je project gebeurt in zes tot acht weken tijdens de zomervakantie. Na je terugkeer schrijf je een (stage)verslag en deel je jouw ervaringen tijdens het jaarlijkse Humasol terugkommoment.

Projectvoorbereiding
Eerst maak je kennis met je projectteam en projectbegeleider tijdens de Humasol Meet&Greet. Je projectbegeleider is je eerste aanspreekpunt voor al je vragen, hij/zij zal je aanwijzingen, tips en feedback geven gedurende je projectvoorbereiding. Iedere belangrijke beslissing moet door hem/haar worden goedgekeurd.

Samen met je team moet je een duidelijke planning maken. Om je hierbij te helpen kan je een brainstorm sessie organiseren met je projectverantwoordelijke, waarna je in staat moet zijn om het project te plaatsen en een sequentie van taken te definiëren. Je planning bevat de belangrijke mijlpalen van je project, de taakverdeling en de verschillende te ondernemen stappen nodig om je deadlines te halen. Je planning moet goedgekeurd worden door je projectverantwoordelijke!

Je doet een literatuur studie om je in te werken in het onderwerp van je project, hierbij kan je gebruik maken van de verslagen van je voorgangers. De literatuurstudie is zeer belangrijk om tot een goed ontwerp te komen.

Samen met je team maak je, op basis van je literatuurstudie, een paar conceptuele voorontwerpen die als basis zullen dienen voor je ontwerpkeuze. De verschillende voorontwerpen moet je toetsen aan het beschikbaar budget, de technische haalbaarheid en de beschikbaarheid van materialen ter plaatse. Bij je ontwerpkeuze mag je de lokale partner niet vergeten, de bedoeling is hem in staat te stellen de installaties te onderhouden, te repareren en eventueel te reproduceren.

Het door je team gekozen en door je projectverantwoordelijke goedgekeurde voorontwerp werk je verder uit. Eventueel bouwen jullie in België een prototype om mogelijke ontwerpfouten op te sporen en het ontwerp bij te sturen. Van je uitgewerkte ontwerp en literatuurstudie maak je een voorlopig verslag en een presentatie. Op basis van je verslag en presentatie zal de raad van bestuur in samenspraak met je projectbegeleider zijn goedkeuring verlenen voor het uitvoeren van het project. Na dat je de opmerking van Humasol in je voorlopig verslag hebt verwerkt ben je klaar om te vertrekken!

Communicatie regels
Te allen tijde is het essentieel dat Humasol, maar ook onze sponsors en de lokale partner op de hoogte worden gehouden van de project evolutie. Om te zorgen dat dit vlot verloopt zijn er een aantal regels:
-> Geef iedere mail de je stuurt een duidelijk en relevant onderwerp.
-> Als je een nieuwe mail opmaakt, geef je genoeg context zodat niet steeds naar vorige mails moet gekeken worden.
-> Bij iedere mail die je verstuurt voeg je de projectverantwoordelijke in copy, zodat deze op de hoogte blijft van jullie activiteiten.
-> Vanuit je onderwijsinstelling wordt een stage begeleider of promotor aangesteld. Zet deze niet altijd in copy! Stuur wel om de paar weken of bij het bereiken van belangrijke mijlpalen een korte samenvatting van de geboekte vooruitgang.
-> Communiceren met de lokale partner is belangrijk. Overweldig hem niet met een groot aantal mails, maar probeer je vragen te bundelen. Indien je nog de taal van de lokale partner aan het leren bent, vraag dan aan je taal leerkracht de e-mail na te kijken op taalfouten.
-> Om onze sponsors op de hoogte te houden vragen we aan iedere projectstudent om op de Humasol website een account te maken en een blog bij te houden.

Deadlines
TBC
TBC
TBC..

Templates
TBC: Budgetcontract
TBC: Onkostennota
TBC:…

Financiering
Humasol vzw zorgt voor de financiering van alle projectkosten. In principe staat de projectstudent zelf in voor het financieren van de transportkosten naar de stageplaats en voor zijn verblijf ter plaatse. “Zelf instaan voor” betekent niet zelf betalen! Lees aandachtig het vervolg om te weten te komen wat “projectkosten” zijn en welke persoonlijke financieringsmogelijkheden er bestaan. 

Projectkosten
Onder projectkosten verstaan we alle kosten die een team moet maken om een project te ontwerpen en te realiseren, exclusief verblijfskosten en de heen- en terugreis naar de stageplaats. Projectkosten zijn bijvoorbeeld (niet exhaustief), materiaal en gereedschap aankoop, transportkosten om materialen of gereedschap te vervoeren, telefoonrekening voor het zoeken naar materialen of het communiceren met projectbegeleider, teamleden en lokale partner over het project, douanekosten etc. Humasol verwacht dat je als een goede huisvader omgaat met je budget. Bellen met je Belgische GSM naar China om informatie te vragen over een product nodig voor het project, vanuit bv. Senegal, terwijl je met een beetje moeite ook Skype kon gebruiken is dus geen goed idee.

Projectbudget
Bij het maken van je ontwerp maakt je team een raming van de projectkosten dat, samen met historische informatie, als basis dient voor het toewijzen van het projectbudget. Het team vervolledigt in overleg met de projectverantwoordelijke het budgetcontract (stageplaats, toegewezen projectbudget, reisdata, rekeningnummer, verwachte datum van eerste projectuitgave, …). Ieder teamlid vult zijn naam in op een papieren exemplaar van het, door de projectverantwoordelijke goedgekeurde, budgetcontract en stuurt het document per post naar “NAAR WAAR ???”. Na ontvangst van alle getekende budgetcontracten verloopt de budget overdracht als volgt:
-> 75% van het toegewezen budget zal overgeschreven worden vlak voor de datum van de verwachte eerste projectuitgave op de, in het budgetcontract, aangeduide rekeningnummer. Het is aangeraden om het projectbudget te laten storten op een bankrekening waar een krediet kaart (VISA, Mastercard) aan gekoppeld is, dit betaalmiddel is nagenoeg overal ter wereld bruikbaar!
-> Alle uitgaven worden door het team nauwkeurig bijgehouden met een onkostennota (inclusief kassatickets en bonnetjes). Je stelt regelmatig je projectverantwoordelijke op de hoogte over de stand van je uitgaven. Bij het naderen van de 75% van je toegewezen budget waarschuw je op tijd je projectverantwoordelijke zodat de overblijvende 25% tijdig gestort kunnen worden. Indien ook deze laatste schijf niet voldoende blijkt te zijn neem je op tijd contact op met je projectverantwoordelijke! 

Transportkosten
Onder transportkosten verstaan we de kosten die je maakt van België naar je bestemming en terug (vliegtuig, trein, bus). Humasol vzw voorziet deze niet! Vlaamse studenten kunnen voor een humanitair project in bepaalde landen een VLIR of IRO beurs aanvragen. Tot op heden hebben de meeste projectstudenten een reisbeurs toegewezen gekregen die ongeveer de kost van het vliegtuig dekt. Let op, de Humasol projecten komen meestal wel in aanmerking voor het toekennen van een reisbeurs, maar de aanvraag en aan de aanvraag verbonden verplichtingen zijn voor rekening van de projectstudent!
Algemene VLIR beurs informatie pagina
Lijst met landen die in aanmerking komen voor een reisbeurs
Lijst met onderwijsinstelling specifieke reisbeurs pagina’s

Verblijfskosten
Het leven is in de stagelanden in verhouding tot België goedkoop. Normaal gezien organiseert de lokale partner wel een verblijfplaats en maaltijden, maar zijn kosten voor rekening van de projectstudent. In sommige gevallen neemt de lokale partner de verblijfskosten op zich, maar dit is absoluut niet de regel.

Fondswerving
Dankzij de inzet van onze penningmeester, leden, raad van bestuur en niet te vergeten jullie voorgangers, kan Humasol rekenen op heel wat sponsors en particuliere giften. Als projectstudent kan je hier op verschillende manieren toe bijdragen, wat zeer belangrijk is voor het voortbestaan van Humasol!
-> Vraag aan je gemeente om te sponsoren. Heel wat gemeenten hebben een “Raad voor Internationale Samenwerking” (RIS) of “Gemeentelijke Raad voor OntwikkelingsSamenwerking” (GROS). Een aantal van je voorgangers konden, door op tijd te informeren naar de mogelijkheden, hun gemeente overtuigen hun project financieel bij te staan.
-> Organiseer een benefiet actie ten voordele van Humasol (spaghettiavond, wafelverkoop, spel- of kwisavond etc).
-> Gebruik je contacten om het Humasol sponsor dossier bij de juiste mensen te krijgen. Het sponsor dossier kan je terugvinden op de “Steun ons” (http://humasol.be/steunOns#sponsorWorden) pagina of door een mail te sturen naar finance@humasol.be.

Stage of thesis
Zoals beschreven bij “Projectcyclus in’t kort” en “Projectvoorbereiding” bestaat een Humasol project uit een ontwerpfase in België tijdens het academiejaar en een realisatiefase in het bestemmingsland tijdens de daaropvolgende zomer. Door de opbouw van de projectcyclus kan een Humasol project, voor een aantal studierichtingen en onderwijsinstellingen, deel uitmaken van je studieprogramma als stage of thesis.

Een project inbrengen als stage
Bij de meeste universiteiten bestaat de mogelijkheid voor ingenieurstudenten om, tussen hun derde bachelor en eerste master of tussen hun eerste en tweede master, een stage te doen. Hoewel de modaliteiten en voorwaarden sterk verschillen naargelang de onderwijsinstelling, kan meestal gekozen worden voor en 3 of 6 studiepunten stage. Tot op heden zijn alle aanvragen bij de KU Leuven die correct en op tijd werden ingediend, ook goedgekeurd. Het belangrijkste is op tijd te informeren naar wat mogelijk is en welke documenten je wanneer moet afleveren. Zo moet je bijvoorbeeld, voor de meeste stage contracten, een handtekening hebben van je lokale verantwoordelijke in het land van bestemming, wat redelijk wat tijd kan kosten. Meer informatie over de modaliteiten en voorwaarden voor jouw onderwijsinstelling zijn in eerste instantie te vinden op de website, of bij de stage coördinator, van je departement. Indien je hulp nodig hebt kan je onze rekruteringsverantwoordelijke contacteren op recruiting@humasol.be.

Weetjes voor K.U.Leuven studenten
-> KU Leuven derde bachelor studenten die nog niet weten wat ze als master willen volgen kunnen een willekeurige master kiezen voor het inbrengen van de stage. De verschillende opleidingen herkennen de Humasol stage toch.
-> Als KU Leuven-student ben je verplicht een werkpostfiche in te dienen. Bij het uitvoeren van een stage in een Belgisch bedrijf moet de bedrijfsdokter dit document invullen. De “Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk vzw” (IDEWE) doet dit voor een Humasol stage. De IDEWE is te bereiken op +32 16 39 04 11 of info@idewe.be.
-> KU Leuven stagecontracten moeten door de lokale verantwoordelijke in het land van bestemming, je promotor en jezelf getekend worden. De lokale verantwoordelijke moet onder "diensthoofd stageplaats" zijn handtekening zetten. Het tekenen door de lokale verantwoordelijke kan veel tijd vragen, wacht hier niet tot op het laatste moment mee!

Een project inbrengen als thesis
Een aantal onderwijsinstellingen aanvaardt Humasol projecten als thesis………..TBC

Reisdata